TEKNIS – NON TEKNIS

Sistem informasi digunakan organisasi untuk membantu berjalannya operasional dalam organisasi menjadi lebih efekti dan efisien.

Selain itu Sistem Informasi juga merupakan faktor pembeda kompetitif yang utama.

Namun dalam pemanfaatan sistem informasi tidaklah mudah dan belum tentu berjalan dengan baik, terjadi keluhan dan permasalahan di berbagai level pemangku kepentingan, padahal investasi Sistem Informasi yang dikeluarkan tidak sedikit.

Efektivitas implementasi sistem informasi dalam proses manajemen kelembagaan sering terhambat oleh banyak faktor. Hal ini mengakibatkan transformasi business process yang diharapkan dengan adanya Sistem Informasi bisa berakselerasi dengan cepat justru mengalami kemandekan.

Oleh karena itu perlu dicari penyebab dan kendala yang terjadi agar implementasi Sistem Informasi khususnya di perguruan tinggi dapat dicarikan solusinya.

Keberhasilan implementasi sistem dipengaruhi oleh berbagai faktor yang komplek. Sedangkan kegagalan implementasi Sistem Informasi terjadi karena tidak kompatibelnya sistem dengan proses bisnis yang diterapkan di organisasi tersebut.

Kegagalan implementasi yang ada bukan hanya diakibatkan oleh faktor teknis namun juga ke faktor dan permasalahan non teknis (faktor manusia, proses dan organisasi kerja).

Aspek Teknis yaitu aspek yang menyangkut sistem itu sendiri yang merupakan kualitas dari teknis Sistem Informasi. Kualitas teknis yang buruk menyangkut banyaknya bugs, kesalahan logika program, aplikasi yang berjalan lambat dan kurang responsif, aplikasi yang sulit digunakan dan terlalu kompleks dan yang lainnya.

Aspek non teknis berkaitan dengan persepsi pengguna Sistem Informasi yang menyebabakan pengguna mau atau enggan menggunakan Sistem Informasi yang telah dikembangkan.

Secara pengalaman dan penelitian beberapa faktor permasalahan yang biasa muncul baik dari sisi Teknis dan Non Teknis adalah

Faktor Teknis

Berikut ini Faktor Teknis beserta keterangannya

1. Internet : kecepatan yang rendah, bandwidth yang kecil, rasio pengguna dan ketersediaan bandwidth tidak seimbang.
2. Infrastruktur Jaringan : Kecepatan jaringan rendah, akses dan ketersediaan wifi tidak merata, wifi kadang tidak aktif, sinyal kurang bagus, jaringan komputer tidak terawat dan dipelihara.
3. Perangkat Komputer & Pendukungnya : Spesifikasi rendah dan tidak pernah dilakukan upgrade, komputer tidak sesuai dengan kebutuhan, komputer kurang perawatan, infrastrutkur komputer dan perangkat seperti printer sering rusak dan hasil print out kurang jelas.
4. Kemanan Sistem : Keamanan sistem informas dan web rendah.
5. Integrasi Sistem : Belum adanya integrasi antar sistem, masih ada unit kerja yang belum memiliki sistem, data dan informasi antara unit tidak sinkron.
6. Ketersediaan Ssitem : Sistem informasi terkadang tidak dapat diakses, server sering restart dan tidak aktiv atau mati.
7. Pemeliharaan TI : Kurangnya pemeliharaan baik dari sisi perangkat keras dan lunak ataupun monitoring, letak dan posisi gedung yang menyebar dan berjauhan.
8. Masalah Lain : Tidak adanya perencanaan TI dengan pembangunan gedung, tidak adanya perencanaan TI dalam jangka pendek dan jangka panjang, kebutuhan pengembangan dan yang lainnya.

Dari mayoritas kendala dan permasalahan yang sering muncul adalah masalah koneksi internet, infrastruktur jaringan, perangkat komputer dan pendukungnya, keamanan sistem, integrasi sistem, ketersediaan sistem dan pemeliharaan Teknologi Informasi.

Faktor Non Teknis

Berikut ini Faktor Non Teknis beserta keterangannya

1. Penerimaan dan partisipasi : Partisipasi masih rendah, terjadi resistensi atau penolakan dari SDM.
2. Budaya dan Perilaku : Budaya kerja penggunaan TI masih rendah, belum mampu membudayakan kerja berbasis TI, pengguna enggan menggunakan sistem.
3. Sumber Daya Manusia : Sumber daya manusia untuk TI masih terbatas, sebagian SDM masih belum mampu menggunakan dan menerapkan TI, Dukungan dan komitmen sumberdaya manusia masih rendah, Kesiapan SDM dalam menggunakan TI.
4. Perencanaan TI : Perencanaan TI yang belum matang, Pembangunan TI bersifat temporal.
5. Manajemen dan Tata Kelola TI : Tidak ada petugas yang memonitoring, Sosialisasi penggunaan sistem informasi yang rendah, Kebjakan pengguna sistem informasi yang kurang disosialisasikan, Sistem informasi belum mampu memangkas proses bisnis, Kurangnya pengembangan sistem informasi, Kurangnya pelatihan penggunaan sistem informasi.
6. Organisasi : Sistem informasi tidak selaras dengan organisasi, Sistem Informasi tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, Sistem informasi tidak sinkron dan terintegrasi dengan unit kerja lain, Kesiapan organisasi dalam menggunakan teknologi informasi.
7. Konten Sistem Informasi : Kompetensi sumber daya manusia yang rendah untuk mengisi konten, konten yang tidak up to date.
8. Anggaran dan Biaya : Cost-Benefit belum dapat diukur, Anggaran TI yang masih rendah, Investasi TI belum menjadi skala prioritas.
9. Dukungan Pimpinan : Persepsi pimpinan terhadap manfaat TI, Dukungan pimpinan masih rendah, Komitmen pimpinan, Pimpinan belum mampu memanfaatkan TI untuk tujuan strategi.

Menurut Anda, faktor mana yang paling berperan dan seringkali menjadi problem yang berkepanjangan?