Pada artikel kali ini kita akan menyimak percobaan dari Dr. William Edwards Deming. Tentang siapa Dr. William Edwards Deming akan dibahas di artikel yang lain.
Deming mengajak hadirin naik ke panggung dan mengatakan bahwa tugas mereka adalah mengantarkan manik-manik putih – yaitu hanya manik-manik putih – kepada seorang pelanggan khayalan.
Semua hadirin di tutup matanya dan diminta mengambil 50 manik-manik dari sebuah mangkuk besar yang diisi dengan manik-manik merah dan putih.
Hasil dari setiap pegawai kemudian dicatat dengan menulis jumlah manik-manik Putih dan Merah yang diambil.
Untuk setiap pengambilan Deming menggunakan metode bahwa manajemen dapat mempengaruhi hasil yaitu hadiah bagi mereka yang berhasil dengan baik serta gertakan yang ditujukan kepada mereka yang hasilnya jelek.
Semua orang yang menyaksikan latihan ini pasti akan melihat kegagalan dari teknik manajerial ini meskipun pelanggan tidak akan menerima manik-manik merah tetapi tak dapat dielakan lagi sebagian manik-manik merah akan diambil.
Kesimpulannya, kinerja seseorang merupakan hasil langsung dari fasilitas yang diberikan kepada orang tersebut untuk bekerja, sementara pengaruh dari luar tidak memiliki keterkaitan.
Oleh karena itu, orang yang mengambil lebih banyak manik-manik merah bukanlah pegawai yang jelek dan seharusnya tidak dipotong gajinya, dihukum atau menerima akibat lain berdasarkan kinerja mereka (yang dianggap jelek karena mengambil manik-manik merah).
Tugas manajemen adalah memperbaiki proses meningkatkan kemungkinan seorang pegawai mengambil manik-manik putih.
Manik-manik merah adalah hasil dari sistem yang jelek. “Masalahnya bukan pada pegawai.”
Deming terkenal karena mengatakan, “Masalahnya ada di tingkat atas yaitu manajemen!”
Dia mendiskusikan pemikirannya mengenai peran manajemen dalam sebuah artikel yang diterbitkan oleh New Economic for Industry, Government and Education.
Deming menjelaskan teorinya mengenai peran manajemen yaitu “Tugas manajemen lah untuk mengarahkan pekerjaan di semua bagian untuk mencapai tujuan sistem.”
Hand flipping wooden block cubes for new normal wording. The world is changing to balance it into new normal include business , economy , environment and health.
Hampir lewat setahun dalam situasi pandemi yang semula terasa seperti tidak normal kini pelan-pelan berubah menjadi normal.
Salah satu ketidaknormalan yang pada akhirnya menjadi normal dan biasa adalah perubahan. Termasuk perubahan hari, minggu dan juga bulan.
Jam kerja, jam istirahat, mengerjakan tugas, membantu menyelesaikan PR anak, tugas sekolah, pekerjaan di rumah, pada akhirnya menjadi campur baur.
Bekerja dari rumah (work from home – wfh) menjadi hal yang lumrah. Di rumah tapi kerja. Kerja tapi di rumah. Dua hal yang tampak kontradiktif yang merepresentasikan campur baur ini.
Lantaran pandemi tidak juga berakhir dan tampaknya masih butuh satu tahun untuk membentuk kekebalan kelompok lewat vaksinasi, situasi tidak normal akan menjadi normal baru karena dipraktikkan terus menerus.
Normal baru ini adalah terus menerus hadirnya perubahan yang kita terima begitu saja tanpa berusaha dan perlu kita lawan. Kontradiksi dalam banyak hal menjadi bagian baru tatanan.
Dalam perubahan yang demikian cepat, sering dan dalam jumlah yang besar sampai sering tidak terasakan. Semoga kita semua diberi kesehatan dan afiat dalam mengarungi perubahan ini.
Tidak terasa tahun pelajaran akan segera tiba, sudah saatnya untuk bersiap menyongsong kedatangannya. Pendaftaran Mahasiswa Baru, Persiapan KRS mahasiswa lama, Proses Pembayaran Kuliah dan Administrasi, Verifikasi Pembayaran dan kegiatan rutin akademik lainnya sudah pasti menanti di hadapan kita.
Kami menyediakan Aplikasi SIAKAD on Cloud yang akan menyelesaikan semua masalah di atas, hanya dengan menjalankan aplikasi mulai dari Mahasiswa, Dosen dan Bagian Akademik dan Keuangan maka semuanya akan disajikan dalam bentuk sistem dan data yang terintegrasi.
Teknologi Informasi (TI) telah banyak diterapkan pada institusi pendidikan atau organisasi pendidikan. Organisasi yang baik mengetahui bahwa TI dapat meningkatkan nilai dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. TI akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan visi dan misi organisasi.
Jika keberadaan TI tidak dimanfaatkan dengan baik maka akan mengakibatkan berbagai permasalahan seperti tidak efisien dalam mengelola data dan informasi, keamanan data terganggu, kebocoran data, kerugian organisasi karena TI yang diterapkan tidak dapat menunjang aktivitas organisasi dan lain sebagainya.
Perguruan Tinggi merupakan organisasi pendidikan yang mau tidak mau harus menerapkan TI di dalam proses operasionalnya. Ada banyak Sistem Informasi di Perguruan Tinggi seperti Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, serta Sistem Informasi Kepegawaian.
Keberadaan Sistem Informasi dalam organisasi perlu dipelihara dan diawasi dengan baik sehingga dapat dipastikan bahwa sistem organisasi selaras dengan tujuan bisnis organisasi.
Salah satu cara untuk memastikan hal tersebut adalah dengan melakukan Audit Sistem Informasi. Audit Sistem Informasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai framework seperti Cobit, ITIL, COSO dan sebagainya. Cobit atau Control Objectives for Information and related Technology merupakan salah satu framework yang digunakan untuk melakukan audit sistem informasi.
Hal-hal yang perlu diaudit menurut Cobit dibagi ke dalam 4 fokus utama yang disebut domain.
Keempat domain Cobit tersebut di antaranya adalah Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), serta Monitor and Evaluate (ME).
PO menjelaskan mengenai proses perencanaan yang dilakukan organisasi.
AI menjelaskan proses implementasi dari perencanaan tersebut sehingga menjadi sebuah layanan.
DS menjelaskan proses pelayanan kepada pengguna sistem.
ME menjelaskan proses pengawasan dan evaluasi terhadap perencanaan, implementasi, serta pelayanan yang diberikan kepada pengguna sistem.
COBIT juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu yang dapat memecahkan permasalahan pada Tata Kelola TI (IT Governance) dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya informasi dalam sebuah organisasi.
Maka dari itu dibutuhkan metode maturity model untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT.
Maturity Models dapat dipandang sebagai satu set tingkat terstruktur yang menggambarkan seberapa baik perilaku, praktik dan proses organisasi dapat secara andal dan berkelanjutan menghasilkan hasil yang diperlukan.
Model kematangan dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk perbandingan dan sebagai bantuan untuk memahami – misalnya, untuk penilaian komparatif dari berbagai organisasi di mana ada sesuatu yang sama yang dapat digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.
Level maturity yang didefinisikan Cobit 4.1 terdiri dari 6 level dengan angka kematangan 0-5. Masing-masing level tersebut adalah Non-existent, Initial/Ad hoc, Repeatable but Intuitive, Defined Process, Managed and Measurable, dan Optimised.
Pada artikel kali ini Anda sebentar lagi akan mempelajari tentang Sistem Informasi dan Seberapa Pentingnya Sistem Informasi bagi Lingkungan Bisnis Anda?
Teknologi Informasi dapat membantu membuat keputusan pada tingkatan manajerial, akan tetapi penerapan Teknologi Informasi membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil.
Untuk membuat penerapan Teknologi Informasi di dalam sebuah organisasi dan institusi agar dapat digunakan secara maksimal, maka dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai konsep dasar dari sistem yang berlaku (yaitu prosedur manual), teknologi yang dimanfaatkan, aplikasi yang digunakan dan bagaimana pengelolaan-nya serta pengembangan sistem yang dilakukan pada organisasi tersebut.
Sebuah kerangka kerja (framework) dikenal dengan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) sangat berguna bagi sebuah organisasi/institusi dalam memperoleh keyakinan atas kehandalan dari Sistem Aplikasi yang dipergunakan.
Sedangkan para pengambil keputusan dan pihak manajemen memperoleh manfaat dalam keputusan saat menyusun rencana strategis (strategic plan), menentukan kebijakan dan rencana, pengelolaan kapasitas dan penanganan serta pemantauan berjalannya sistem sehari-hari.
Dengan mengimplementasikan sistem dengan benar akan memastikan bahwa sistem yang berjalan akan memberikan manfaat yang sangat baik untuk meningkatkan bisnis bagi organisasi.
Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan (jika dalam lingkup perusahaan) ataupun memuaskan siapapun yang dilayaninya (dalam lingkup perusahaan non profit maupun pemerintahan dan akademisi) maka sebuah organisasi harus berkomitmen untuk menjalankan sistem dengan disiplin, yaitu melalui pendekatan proses yang baik serta praktek operasional kerja yang lebih efisien dan fokus pada tujuan bisnis organisasi tersebut.
Dengan menerapkan sistem secara disiplin, maka akan menghasilkan keluaran (output) yang akan membantu serta mendukung jalannya organisasi, dalam meningkatkan kepuasan pelanggan maupun anggota dan audience-nya.
Sistem Aplikasi tidak hanya dapat di terapkan di sebuah organisasi besar akan tetapi dapat di terapkan juga di lingkup usaha kecil yang menghasilkan keuntungan dari implementasi sistem yang efisien.
Dampak yang diharapkan yaitu pada penurunan biaya maupun penghematan waktu, dan tentu dapat meningkatkan efisiensi dan pada akhirnya meningkatkan hubungan pelanggan yang saling menguntungkan satu sama lainnya.
Berikut ini manfaat dari menggunakan Sistem:
Setiap Perusahaan maupun Organisasi yang telah mengimplentasikan sistem berbeda dengan perusahaan atau organisasi yang belum mengimplentasikan baik dari kualitas keluaran, proses maupun layanan yang diberikan.
Dapat meningkatkan efisiensi pada level tingkat organisasi atau perusahaan.
Dengan Sistem maka hasil secara langsung adalah dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan user/pelanggan, juga memotivasi civitas internal serta menciptakan budaya perbaikan secara berkelanjutan.
Dapat meminimalisir pekerjaan yang berulang dan secara nyata adalah sebuah pemborosan baik waktu dan energi.
Meningkatkan citra organisasinya maupun Civitas Akademika dan dengan demikian akan mempunyai daya saing.
Dengan sistem yang rapi dan solid akan membagi tahap pekerjaan dengan Pendekatan proses.
Dapat meningkatkan Jaminan Kualitas Produk dan Proses.
Dapat meningkatkan produktivitas organisasi.
Lebih berpeluang untuk dapat memenuhi kebutuhan pasar.
Dapat meningkatkan kinerja proses secara terus menerus.
Dapat meningkatkan peluang untuk masuk pasar global.
Kinerja direview secara teratur dan fokus pada pencapaian target.
Dapat meningkatkan produktivitas perusahaan serta organisasi Untuk memastikan standar kerja pada perusahaan.
Apabila ada pergantian karyawan proses tetap dapat berlanjut
Dapat meningkatkan efisiensi pada level operasional
Produktivitas yang tidak memenuhi standar mutu dapat diminimalkan dan tingkat kesalahan dapat dihindarkan.
Demikian uraian tentang seberapa penting Sistem Informasi bagi lingkungan bisnis Anda.
Waste atau sering disebut dengan Muda dalam bahasa Jepang merupakan sebuah kegiatan yang menyerap atau memboroskan sumber daya, seperti pengeluaran biaya ataupun waktu tambahan tetapi tidak menambahkan nilai apapun dalam kegiatan tersebut.
Menghilangkan Waste (Muda) merupakan prinsip dasar dalam Lean Manufacturing.
Konsep Penghilangan Waste (Muda) ini harus diajarkan ke setiap Anggota organisasi sehingga Efektifitas dan Efisiensi kerja dapat ditingkatkan.
7 Waste atau 7 Pemborosan ini pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ono yang bekerja di TOYOTA Jepang dalam Sistem Produksi Toyota atau TOYOTA PRODUCTION SYSTEM.
Dengan mengenali 7 macam kategori waste ini kemudian diterapkan di lingkungan Anda maka efisiensi dan efektifitas bisa ditingkatkan
Terdapat 7 Macam Kategori Waste yang sering terjadi dalam industri Manufacturing, diantaranya :
1. Waste of Overproduction (Produksi yang berlebihan)
Waste atau pemborosan yang terjadi karena kelebihan produksi baik yang berbentuk Finished Goods (Barang Jadi) maupun WIP (Barang Setengah Jadi) tetapi tidak ada order / pesan dari Customer.
Beberapa Alasan akan adanya Overproduction (kelebihan Produksi) antara lain Waktu Setup Mesin yang lama, Kualitas yang rendah, atau pemikiran “Just in case” ada yang memerlukannya.
2. Waste of Inventory (Inventori)
Waste atau pemborosan yang terjadi karena Inventory adalah Akumulasi dari Finished Goods (Barang Jadi), WIP (Barang Setengah Jadi) dan Bahan Mentah yang berlebihan di semua tahap produksi.
Sehingga akibatnya memerlukan tempat penyimpanan, Modal yang besar, orang yang mengawasinya dan pekerjaan dokumentasi (Paparwork).
3. Waste of Defects (Cacat / Kerusakan)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena buruknya kualitas atau adanya kerusakkan (defect) sehingga diperlukan perbaikan.
Ini akan menyebabkan biaya tambahan berupa biaya tenaga kerja, komponen yang digunakan dalam perbaikan dan biaya-biaya lainnya.
4. Waste of Transportation (Pemindahan/Transportasi)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena tata letak (layout) produksi yang buruk, peng-organisasian tempat kerja yang kurang baik.
Sehingga pada akhirnya memerlukan kegiatan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Contohnya Letak Gudang yang jauh dari Produksi.
5. Waste of Motion (Gerakan)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena gerakan/perpindahan, yaitu gerakan/perpindahan Pekerja maupun Mesin yang tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah terhadap produk tersebut.
Contohnya peletakan komponen yang jauh dari jangkauan operator, sehingga memerlukan gerakan melangkah dari posisi kerjanya untuk mengambil komponen tersebut.
6. Waste of Waiting (Menunggu)
Saat Seseorang atau Mesin tidak melakukan pekerjaan, status tersebut disebut menunggu. Menunggu bisa dikarenakan proses yang tidak seimbang sehingga ada pekerja maupun mesin yang harus menunggu untuk melakukan pekerjaannya.
Menunggu karena adanya kerusakkan mesin, supply komponen atau bahan baku yang terlambat. Atau karena hilangnya alat kerja ataupun menunggu keputusan atau informasi tertentu.
7. Waste of Overprocessing (Proses yang berlebihan)
Tidak setiap proses bisa memberikan nilai tambah bagi produk yang diproduksi maupun customer. Proses yang tidak memberikan nilai tambah ini merupakan pemborosan atau proses yang berlebihan.
Contohnya : proses inspeksi yang berulang kali, proses persetujuan yang harus melewati banyak orang, proses pembersihan.
Kita tahu semua Customer menginginkan produk yang berkualitas, tetapi yang terpenting adalah bukan proses Inspeksi berulang kali yang diperlukan tetapi bagaimana menjamin Kualitas Produk pada saat pembuatannya.
Yang harus kita lakukan adalah Carikan Root Cause (akar penyebab) dari suatu permasalahan dan ambilkan tindakan (counter measure) yang sesuai dengan akar penyebab tersebut.
Tujuh Pemborosan atau seven Waste ini disingkat dalam bahasa Inggris menjadi “TIMWOOD” menjadi :
Transportation →Transportasi
Inventory →Inventori
Motion →Gerakan
Waiting →Menunggu
Overprocessing →Proses yang berlebihan
Overproduction →Produksi yang berlebiha
Defect →Kerusakan
Demikian pembahasan tentang 7 kategori waste beserta contohnya.
Dengan memahami macam-macam waste ini tantangan berikutnya adalah mengenali waste di lingkungan Anda dan selanjutnya menerapkan solusi untuk menghilangkan atau meminimalisir waste tersebut.
