Blog – Page 72 – Sistem Akademik on Cloud

TEKNIS – NON TEKNIS

Sistem informasi digunakan organisasi untuk membantu berjalannya operasional dalam organisasi menjadi lebih efekti dan efisien.

Selain itu Sistem Informasi juga merupakan faktor pembeda kompetitif yang utama.

Namun dalam pemanfaatan sistem informasi tidaklah mudah dan belum tentu berjalan dengan baik, terjadi keluhan dan permasalahan di berbagai level pemangku kepentingan, padahal investasi Sistem Informasi yang dikeluarkan tidak sedikit.

Efektivitas implementasi sistem informasi dalam proses manajemen kelembagaan sering terhambat oleh banyak faktor. Hal ini mengakibatkan transformasi business process yang diharapkan dengan adanya Sistem Informasi bisa berakselerasi dengan cepat justru mengalami kemandekan.

Oleh karena itu perlu dicari penyebab dan kendala yang terjadi agar implementasi Sistem Informasi khususnya di perguruan tinggi dapat dicarikan solusinya.

Keberhasilan implementasi sistem dipengaruhi oleh berbagai faktor yang komplek. Sedangkan kegagalan implementasi Sistem Informasi terjadi karena tidak kompatibelnya sistem dengan proses bisnis yang diterapkan di organisasi tersebut.

Kegagalan implementasi yang ada bukan hanya diakibatkan oleh faktor teknis namun juga ke faktor dan permasalahan non teknis (faktor manusia, proses dan organisasi kerja).

Aspek Teknis yaitu aspek yang menyangkut sistem itu sendiri yang merupakan kualitas dari teknis Sistem Informasi. Kualitas teknis yang buruk menyangkut banyaknya bugs, kesalahan logika program, aplikasi yang berjalan lambat dan kurang responsif, aplikasi yang sulit digunakan dan terlalu kompleks dan yang lainnya.

Aspek non teknis berkaitan dengan persepsi pengguna Sistem Informasi yang menyebabakan pengguna mau atau enggan menggunakan Sistem Informasi yang telah dikembangkan.

Secara pengalaman dan penelitian beberapa faktor permasalahan yang biasa muncul baik dari sisi Teknis dan Non Teknis adalah

Faktor Teknis

Berikut ini Faktor Teknis beserta keterangannya

Internet : kecepatan yang rendah, bandwidth yang kecil, rasio pengguna dan ketersediaan bandwidth tidak seimbang.
Infrastruktur Jaringan : Kecepatan jaringan rendah, akses dan ketersediaan wifi tidak merata, wifi kadang tidak aktif, sinyal kurang bagus, jaringan komputer tidak terawat dan dipelihara.
Perangkat Komputer & Pendukungnya : Spesifikasi rendah dan tidak pernah dilakukan upgrade, komputer tidak sesuai dengan kebutuhan, komputer kurang perawatan, infrastrutkur komputer dan perangkat seperti printer sering rusak dan hasil print out kurang jelas.
Kemanan Sistem : Keamanan sistem informas dan web rendah.
Integrasi Sistem : Belum adanya integrasi antar sistem, masih ada unit kerja yang belum memiliki sistem, data dan informasi antara unit tidak sinkron.
Ketersediaan Ssitem : Sistem informasi terkadang tidak dapat diakses, server sering restart dan tidak aktiv atau mati.
Pemeliharaan TI : Kurangnya pemeliharaan baik dari sisi perangkat keras dan lunak ataupun monitoring, letak dan posisi gedung yang menyebar dan berjauhan.
Masalah Lain : Tidak adanya perencanaan TI dengan pembangunan gedung, tidak adanya perencanaan TI dalam jangka pendek dan jangka panjang, kebutuhan pengembangan dan yang lainnya.

Dari mayoritas kendala dan permasalahan yang sering muncul adalah masalah koneksi internet, infrastruktur jaringan, perangkat komputer dan pendukungnya, keamanan sistem, integrasi sistem, ketersediaan sistem dan pemeliharaan Teknologi Informasi.

Faktor Non Teknis

Berikut ini Faktor Non Teknis beserta keterangannya

Penerimaan dan partisipasi : Partisipasi masih rendah, terjadi resistensi atau penolakan dari SDM.
Budaya dan Perilaku : Budaya kerja penggunaan TI masih rendah, belum mampu membudayakan kerja berbasis TI, pengguna enggan menggunakan sistem.
Sumber Daya Manusia : Sumber daya manusia untuk TI masih terbatas, sebagian SDM masih belum mampu menggunakan dan menerapkan TI, Dukungan dan komitmen sumberdaya manusia masih rendah, Kesiapan SDM dalam menggunakan TI.
Perencanaan TI : Perencanaan TI yang belum matang, Pembangunan TI bersifat temporal.
Manajemen dan Tata Kelola TI : Tidak ada petugas yang memonitoring, Sosialisasi penggunaan sistem informasi yang rendah, Kebjakan pengguna sistem informasi yang kurang disosialisasikan, Sistem informasi belum mampu memangkas proses bisnis, Kurangnya pengembangan sistem informasi, Kurangnya pelatihan penggunaan sistem informasi.
Organisasi : Sistem informasi tidak selaras dengan organisasi, Sistem Informasi tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, Sistem informasi tidak sinkron dan terintegrasi dengan unit kerja lain, Kesiapan organisasi dalam menggunakan teknologi informasi.
Konten Sistem Informasi : Kompetensi sumber daya manusia yang rendah untuk mengisi konten, konten yang tidak up to date.
Anggaran dan Biaya : Cost-Benefit belum dapat diukur, Anggaran TI yang masih rendah, Investasi TI belum menjadi skala prioritas.
Dukungan Pimpinan : Persepsi pimpinan terhadap manfaat TI, Dukungan pimpinan masih rendah, Komitmen pimpinan, Pimpinan belum mampu memanfaatkan TI untuk tujuan strategi.

Menurut Anda, faktor mana yang paling berperan dan seringkali menjadi problem yang berkepanjangan?

TROUBLESHOOT APK-WEB

Dalam operasional sehari-hari sebuah Aplikasi digunakan dengan normal tanpa ada kendala.

Akan tetapi karena banyaknya faktor pendukung dari sebuah aplikasi mau tidak mau terkadang pendukung tersebut mengalami kendala yang mengakibatkan sebuah Aplikasi tidak bisa berjalan dengan semestinya.

KOMPONEN PENDUKUNG

Beberaapa pendukung dalam berjalannya sebuah aplikasi tersebut antara lain adalah:

Server yaitu tempat untuk menyimpan semua aplikasi dan juga sarana untuk menyediakan sumber daya kepada client dalam menyajikan data kepada yang membutuhkan.
Database yaitu tempat untuk menyimpan semua data yang ada di sistem tersebut.
Jaringan yaitu sarana bagi client untuk terhubung dengan penyedia sistem informasi baik menggunakan media jaringan kabel ataupun media non kabel, baik dalam skala lokal sampai kepada skala jaringan nasional atau lintas negara.

Masing-masing dari ketiga komponen tersebut juga memiliki komponen yang jumlahnya lumayan banyak

JARINGAN KOMPUTER

Di sisi jaringan, tentunya pembagian globalnya adalah jaringan yang di internal server (infrastruktur internal) dan juga jaringan eksternal (jaringan dari pengguna sampai ke server)

Untuk jaringan internal biasanya perlu penanganan internal dan harus dikoordinasikan oleh vendor aplikasi.

Sementara untuk jaringan eksternal ada beberapa faktor juga, seperti problem pada provider internet, apakah itu pihak penyedia jaringan internet (seperti Telkom, Biznet, GMedia, MyRepublik, MNC, Telkomsel, Indosat, XL dan lain sebagainya).

Jadi jika layanan aplikasi tidak bisa diakses, yang perlu diketahui adalah apakah masalah ada di bagian mana?

TIPS

Bagi user/pengguna jika tidak bisa akses ke sebuah aplikasi atau situs atau web, bisa dicoba dengan mengakses dengan menggunakan jaringan internet yang lain.

Jika saat ini menggunakan wifi dan tidak bisa akses, coba pindah koneksi menggunakan internet simcard, atau yang berbeda dari sebelumnya.

Karena masing-masing provider bisa jadi sedang melakukan pemeliharaan jaringan atau sedang terjadi gangguan.

Kita tidak tahu apa yang terjadi sampai kita perlu bertanya.

JADI

Jadi jika sebuah website atau aplikasi tidak bisa diakses, jangan panik dulu, coba dianalisa dan dilakukan tips seperti di atas. Jika perlu bisa berkoordinasi dengan pihak cs provider internet, misalnya dengan bertanya: kenapa saya tidak bisa akses ke web alamat ini?

Semoga bermanfaat

PERCOBAAN DEMING

Pada artikel kali ini kita akan menyimak percobaan dari Dr. William Edwards Deming. Tentang siapa Dr. William Edwards Deming akan dibahas di artikel yang lain.

Deming mengajak hadirin naik ke panggung dan mengatakan bahwa tugas mereka adalah mengantarkan manik-manik putih – yaitu hanya manik-manik putih – kepada seorang pelanggan khayalan.

Semua hadirin di tutup matanya dan diminta mengambil 50 manik-manik dari sebuah mangkuk besar yang diisi dengan manik-manik merah dan putih.

Hasil dari setiap pegawai kemudian dicatat dengan menulis jumlah manik-manik Putih dan Merah yang diambil.

Untuk setiap pengambilan Deming menggunakan metode bahwa manajemen dapat mempengaruhi hasil yaitu hadiah bagi mereka yang berhasil dengan baik serta gertakan yang ditujukan kepada mereka yang hasilnya jelek.

Semua orang yang menyaksikan latihan ini pasti akan melihat kegagalan dari teknik manajerial ini meskipun pelanggan tidak akan menerima manik-manik merah tetapi tak dapat dielakan lagi sebagian manik-manik merah akan diambil.

Kesimpulannya, kinerja seseorang merupakan hasil langsung dari fasilitas yang diberikan kepada orang tersebut untuk bekerja, sementara pengaruh dari luar tidak memiliki keterkaitan.

Oleh karena itu, orang yang mengambil lebih banyak manik-manik merah bukanlah pegawai yang jelek dan seharusnya tidak dipotong gajinya, dihukum atau menerima akibat lain berdasarkan kinerja mereka (yang dianggap jelek karena mengambil manik-manik merah).

Tugas manajemen adalah memperbaiki proses meningkatkan kemungkinan seorang pegawai mengambil manik-manik putih.

Manik-manik merah adalah hasil dari sistem yang jelek. “Masalahnya bukan pada pegawai.”

Deming terkenal karena mengatakan, “Masalahnya ada di tingkat atas yaitu manajemen!”

Dia mendiskusikan pemikirannya mengenai peran manajemen dalam sebuah artikel yang diterbitkan oleh New Economic for Industry, Government and Education.

Deming menjelaskan teorinya mengenai peran manajemen yaitu “Tugas manajemen lah untuk mengarahkan pekerjaan di semua bagian untuk mencapai tujuan sistem.”

NORMAL BARU – NEW NORMAL

Hand flipping wooden block cubes for new normal wording. The world is changing to balance it into new normal include business , economy , environment and health.

Hampir lewat setahun dalam situasi pandemi yang semula terasa seperti tidak normal kini pelan-pelan berubah menjadi normal.

Salah satu ketidaknormalan yang pada akhirnya menjadi normal dan biasa adalah perubahan. Termasuk perubahan hari, minggu dan juga bulan.

Jam kerja, jam istirahat, mengerjakan tugas, membantu menyelesaikan PR anak, tugas sekolah, pekerjaan di rumah, pada akhirnya menjadi campur baur.

Bekerja dari rumah (work from home – wfh) menjadi hal yang lumrah. Di rumah tapi kerja. Kerja tapi di rumah. Dua hal yang tampak kontradiktif yang merepresentasikan campur baur ini.

Lantaran pandemi tidak juga berakhir dan tampaknya masih butuh satu tahun untuk membentuk kekebalan kelompok lewat vaksinasi, situasi tidak normal akan menjadi normal baru karena dipraktikkan terus menerus.

Normal baru ini adalah terus menerus hadirnya perubahan yang kita terima begitu saja tanpa berusaha dan perlu kita lawan. Kontradiksi dalam banyak hal menjadi bagian baru tatanan.

Dalam perubahan yang demikian cepat, sering dan dalam jumlah yang besar sampai sering tidak terasakan. Semoga kita semua diberi kesehatan dan afiat dalam mengarungi perubahan ini.

Tidak terasa tahun pelajaran akan segera tiba, sudah saatnya untuk bersiap menyongsong kedatangannya. Pendaftaran Mahasiswa Baru, Persiapan KRS mahasiswa lama, Proses Pembayaran Kuliah dan Administrasi, Verifikasi Pembayaran dan kegiatan rutin akademik lainnya sudah pasti menanti di hadapan kita.

Kami menyediakan Aplikasi SIAKAD on Cloud yang akan menyelesaikan semua masalah di atas, hanya dengan menjalankan aplikasi mulai dari Mahasiswa, Dosen dan Bagian Akademik dan Keuangan maka semuanya akan disajikan dalam bentuk sistem dan data yang terintegrasi.

Praktis dan mudah.

TATA KELOLA TI – IT GOVERNANCE

Teknologi Informasi (TI) telah banyak diterapkan pada institusi pendidikan atau organisasi pendidikan. Organisasi yang baik mengetahui bahwa TI dapat meningkatkan nilai dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. TI akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan visi dan misi organisasi.

Jika keberadaan TI tidak dimanfaatkan dengan baik maka akan mengakibatkan berbagai permasalahan seperti tidak efisien dalam mengelola data dan informasi, keamanan data terganggu, kebocoran data, kerugian organisasi karena TI yang diterapkan tidak dapat menunjang aktivitas organisasi dan lain sebagainya.

Perguruan Tinggi merupakan organisasi pendidikan yang mau tidak mau harus menerapkan TI di dalam proses operasionalnya. Ada banyak Sistem Informasi di Perguruan Tinggi seperti Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, serta Sistem Informasi Kepegawaian.

Keberadaan Sistem Informasi dalam organisasi perlu dipelihara dan diawasi dengan baik sehingga dapat dipastikan bahwa sistem organisasi selaras dengan tujuan bisnis organisasi.

Salah satu cara untuk memastikan hal tersebut adalah dengan melakukan Audit Sistem Informasi. Audit Sistem Informasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai framework seperti Cobit, ITIL, COSO dan sebagainya. Cobit atau Control Objectives for Information and related Technology merupakan salah satu framework yang digunakan untuk melakukan audit sistem informasi.

Hal-hal yang perlu diaudit menurut Cobit dibagi ke dalam 4 fokus utama yang disebut domain.

Keempat domain Cobit tersebut di antaranya adalah Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), serta Monitor and Evaluate (ME).

PO menjelaskan mengenai proses perencanaan yang dilakukan organisasi.
AI menjelaskan proses implementasi dari perencanaan tersebut sehingga menjadi sebuah layanan.
DS menjelaskan proses pelayanan kepada pengguna sistem.
ME menjelaskan proses pengawasan dan evaluasi terhadap perencanaan, implementasi, serta pelayanan yang diberikan kepada pengguna sistem.

COBIT juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu yang dapat memecahkan permasalahan pada Tata Kelola TI (IT Governance) dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya informasi dalam sebuah organisasi.

Maka dari itu dibutuhkan metode maturity model untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT.

Maturity Models dapat dipandang sebagai satu set tingkat terstruktur yang menggambarkan seberapa baik perilaku, praktik dan proses organisasi dapat secara andal dan berkelanjutan menghasilkan hasil yang diperlukan.

Model kematangan dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk perbandingan dan sebagai bantuan untuk memahami – misalnya, untuk penilaian komparatif dari berbagai organisasi di mana ada sesuatu yang sama yang dapat digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.

Level maturity yang didefinisikan Cobit 4.1 terdiri dari 6 level dengan angka kematangan 0-5. Masing-masing level tersebut adalah Non-existent, Initial/Ad hoc, Repeatable but Intuitive, Defined Process, Managed and Measurable, dan Optimised.