Hand flipping wooden block cubes for new normal wording. The world is changing to balance it into new normal include business , economy , environment and health.
Hampir lewat setahun dalam situasi pandemi yang semula terasa seperti tidak normal kini pelan-pelan berubah menjadi normal.
Salah satu ketidaknormalan yang pada akhirnya menjadi normal dan biasa adalah perubahan. Termasuk perubahan hari, minggu dan juga bulan.
Jam kerja, jam istirahat, mengerjakan tugas, membantu menyelesaikan PR anak, tugas sekolah, pekerjaan di rumah, pada akhirnya menjadi campur baur.
Bekerja dari rumah (work from home – wfh) menjadi hal yang lumrah. Di rumah tapi kerja. Kerja tapi di rumah. Dua hal yang tampak kontradiktif yang merepresentasikan campur baur ini.
Lantaran pandemi tidak juga berakhir dan tampaknya masih butuh satu tahun untuk membentuk kekebalan kelompok lewat vaksinasi, situasi tidak normal akan menjadi normal baru karena dipraktikkan terus menerus.
Normal baru ini adalah terus menerus hadirnya perubahan yang kita terima begitu saja tanpa berusaha dan perlu kita lawan. Kontradiksi dalam banyak hal menjadi bagian baru tatanan.
Dalam perubahan yang demikian cepat, sering dan dalam jumlah yang besar sampai sering tidak terasakan. Semoga kita semua diberi kesehatan dan afiat dalam mengarungi perubahan ini.
Tidak terasa tahun pelajaran akan segera tiba, sudah saatnya untuk bersiap menyongsong kedatangannya. Pendaftaran Mahasiswa Baru, Persiapan KRS mahasiswa lama, Proses Pembayaran Kuliah dan Administrasi, Verifikasi Pembayaran dan kegiatan rutin akademik lainnya sudah pasti menanti di hadapan kita.
Kami menyediakan Aplikasi SIAKAD on Cloud yang akan menyelesaikan semua masalah di atas, hanya dengan menjalankan aplikasi mulai dari Mahasiswa, Dosen dan Bagian Akademik dan Keuangan maka semuanya akan disajikan dalam bentuk sistem dan data yang terintegrasi.
Teknologi Informasi (TI) telah banyak diterapkan pada institusi pendidikan atau organisasi pendidikan. Organisasi yang baik mengetahui bahwa TI dapat meningkatkan nilai dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. TI akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan visi dan misi organisasi.
Jika keberadaan TI tidak dimanfaatkan dengan baik maka akan mengakibatkan berbagai permasalahan seperti tidak efisien dalam mengelola data dan informasi, keamanan data terganggu, kebocoran data, kerugian organisasi karena TI yang diterapkan tidak dapat menunjang aktivitas organisasi dan lain sebagainya.
Perguruan Tinggi merupakan organisasi pendidikan yang mau tidak mau harus menerapkan TI di dalam proses operasionalnya. Ada banyak Sistem Informasi di Perguruan Tinggi seperti Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, serta Sistem Informasi Kepegawaian.
Keberadaan Sistem Informasi dalam organisasi perlu dipelihara dan diawasi dengan baik sehingga dapat dipastikan bahwa sistem organisasi selaras dengan tujuan bisnis organisasi.
Salah satu cara untuk memastikan hal tersebut adalah dengan melakukan Audit Sistem Informasi. Audit Sistem Informasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai framework seperti Cobit, ITIL, COSO dan sebagainya. Cobit atau Control Objectives for Information and related Technology merupakan salah satu framework yang digunakan untuk melakukan audit sistem informasi.
Hal-hal yang perlu diaudit menurut Cobit dibagi ke dalam 4 fokus utama yang disebut domain.
Keempat domain Cobit tersebut di antaranya adalah Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), serta Monitor and Evaluate (ME).
PO menjelaskan mengenai proses perencanaan yang dilakukan organisasi.
AI menjelaskan proses implementasi dari perencanaan tersebut sehingga menjadi sebuah layanan.
DS menjelaskan proses pelayanan kepada pengguna sistem.
ME menjelaskan proses pengawasan dan evaluasi terhadap perencanaan, implementasi, serta pelayanan yang diberikan kepada pengguna sistem.
COBIT juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu yang dapat memecahkan permasalahan pada Tata Kelola TI (IT Governance) dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya informasi dalam sebuah organisasi.
Maka dari itu dibutuhkan metode maturity model untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT.
Maturity Models dapat dipandang sebagai satu set tingkat terstruktur yang menggambarkan seberapa baik perilaku, praktik dan proses organisasi dapat secara andal dan berkelanjutan menghasilkan hasil yang diperlukan.
Model kematangan dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk perbandingan dan sebagai bantuan untuk memahami – misalnya, untuk penilaian komparatif dari berbagai organisasi di mana ada sesuatu yang sama yang dapat digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.
Level maturity yang didefinisikan Cobit 4.1 terdiri dari 6 level dengan angka kematangan 0-5. Masing-masing level tersebut adalah Non-existent, Initial/Ad hoc, Repeatable but Intuitive, Defined Process, Managed and Measurable, dan Optimised.
Pada artikel kali ini Anda sebentar lagi akan mempelajari tentang Sistem Informasi dan Seberapa Pentingnya Sistem Informasi bagi Lingkungan Bisnis Anda?
Teknologi Informasi dapat membantu membuat keputusan pada tingkatan manajerial, akan tetapi penerapan Teknologi Informasi membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil.
Untuk membuat penerapan Teknologi Informasi di dalam sebuah organisasi dan institusi agar dapat digunakan secara maksimal, maka dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai konsep dasar dari sistem yang berlaku (yaitu prosedur manual), teknologi yang dimanfaatkan, aplikasi yang digunakan dan bagaimana pengelolaan-nya serta pengembangan sistem yang dilakukan pada organisasi tersebut.
Sebuah kerangka kerja (framework) dikenal dengan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) sangat berguna bagi sebuah organisasi/institusi dalam memperoleh keyakinan atas kehandalan dari Sistem Aplikasi yang dipergunakan.
Sedangkan para pengambil keputusan dan pihak manajemen memperoleh manfaat dalam keputusan saat menyusun rencana strategis (strategic plan), menentukan kebijakan dan rencana, pengelolaan kapasitas dan penanganan serta pemantauan berjalannya sistem sehari-hari.
Dengan mengimplementasikan sistem dengan benar akan memastikan bahwa sistem yang berjalan akan memberikan manfaat yang sangat baik untuk meningkatkan bisnis bagi organisasi.
Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan (jika dalam lingkup perusahaan) ataupun memuaskan siapapun yang dilayaninya (dalam lingkup perusahaan non profit maupun pemerintahan dan akademisi) maka sebuah organisasi harus berkomitmen untuk menjalankan sistem dengan disiplin, yaitu melalui pendekatan proses yang baik serta praktek operasional kerja yang lebih efisien dan fokus pada tujuan bisnis organisasi tersebut.
Dengan menerapkan sistem secara disiplin, maka akan menghasilkan keluaran (output) yang akan membantu serta mendukung jalannya organisasi, dalam meningkatkan kepuasan pelanggan maupun anggota dan audience-nya.
Sistem Aplikasi tidak hanya dapat di terapkan di sebuah organisasi besar akan tetapi dapat di terapkan juga di lingkup usaha kecil yang menghasilkan keuntungan dari implementasi sistem yang efisien.
Dampak yang diharapkan yaitu pada penurunan biaya maupun penghematan waktu, dan tentu dapat meningkatkan efisiensi dan pada akhirnya meningkatkan hubungan pelanggan yang saling menguntungkan satu sama lainnya.
Berikut ini manfaat dari menggunakan Sistem:
Setiap Perusahaan maupun Organisasi yang telah mengimplentasikan sistem berbeda dengan perusahaan atau organisasi yang belum mengimplentasikan baik dari kualitas keluaran, proses maupun layanan yang diberikan.
Dapat meningkatkan efisiensi pada level tingkat organisasi atau perusahaan.
Dengan Sistem maka hasil secara langsung adalah dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan user/pelanggan, juga memotivasi civitas internal serta menciptakan budaya perbaikan secara berkelanjutan.
Dapat meminimalisir pekerjaan yang berulang dan secara nyata adalah sebuah pemborosan baik waktu dan energi.
Meningkatkan citra organisasinya maupun Civitas Akademika dan dengan demikian akan mempunyai daya saing.
Dengan sistem yang rapi dan solid akan membagi tahap pekerjaan dengan Pendekatan proses.
Dapat meningkatkan Jaminan Kualitas Produk dan Proses.
Dapat meningkatkan produktivitas organisasi.
Lebih berpeluang untuk dapat memenuhi kebutuhan pasar.
Dapat meningkatkan kinerja proses secara terus menerus.
Dapat meningkatkan peluang untuk masuk pasar global.
Kinerja direview secara teratur dan fokus pada pencapaian target.
Dapat meningkatkan produktivitas perusahaan serta organisasi Untuk memastikan standar kerja pada perusahaan.
Apabila ada pergantian karyawan proses tetap dapat berlanjut
Dapat meningkatkan efisiensi pada level operasional
Produktivitas yang tidak memenuhi standar mutu dapat diminimalkan dan tingkat kesalahan dapat dihindarkan.
Demikian uraian tentang seberapa penting Sistem Informasi bagi lingkungan bisnis Anda.
Waste atau sering disebut dengan Muda dalam bahasa Jepang merupakan sebuah kegiatan yang menyerap atau memboroskan sumber daya, seperti pengeluaran biaya ataupun waktu tambahan tetapi tidak menambahkan nilai apapun dalam kegiatan tersebut.
Menghilangkan Waste (Muda) merupakan prinsip dasar dalam Lean Manufacturing.
Konsep Penghilangan Waste (Muda) ini harus diajarkan ke setiap Anggota organisasi sehingga Efektifitas dan Efisiensi kerja dapat ditingkatkan.
7 Waste atau 7 Pemborosan ini pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ono yang bekerja di TOYOTA Jepang dalam Sistem Produksi Toyota atau TOYOTA PRODUCTION SYSTEM.
Dengan mengenali 7 macam kategori waste ini kemudian diterapkan di lingkungan Anda maka efisiensi dan efektifitas bisa ditingkatkan
Terdapat 7 Macam Kategori Waste yang sering terjadi dalam industri Manufacturing, diantaranya :
1. Waste of Overproduction (Produksi yang berlebihan)
Waste atau pemborosan yang terjadi karena kelebihan produksi baik yang berbentuk Finished Goods (Barang Jadi) maupun WIP (Barang Setengah Jadi) tetapi tidak ada order / pesan dari Customer.
Beberapa Alasan akan adanya Overproduction (kelebihan Produksi) antara lain Waktu Setup Mesin yang lama, Kualitas yang rendah, atau pemikiran “Just in case” ada yang memerlukannya.
2. Waste of Inventory (Inventori)
Waste atau pemborosan yang terjadi karena Inventory adalah Akumulasi dari Finished Goods (Barang Jadi), WIP (Barang Setengah Jadi) dan Bahan Mentah yang berlebihan di semua tahap produksi.
Sehingga akibatnya memerlukan tempat penyimpanan, Modal yang besar, orang yang mengawasinya dan pekerjaan dokumentasi (Paparwork).
3. Waste of Defects (Cacat / Kerusakan)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena buruknya kualitas atau adanya kerusakkan (defect) sehingga diperlukan perbaikan.
Ini akan menyebabkan biaya tambahan berupa biaya tenaga kerja, komponen yang digunakan dalam perbaikan dan biaya-biaya lainnya.
4. Waste of Transportation (Pemindahan/Transportasi)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena tata letak (layout) produksi yang buruk, peng-organisasian tempat kerja yang kurang baik.
Sehingga pada akhirnya memerlukan kegiatan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Contohnya Letak Gudang yang jauh dari Produksi.
5. Waste of Motion (Gerakan)
Waste atau Pemborosan yang terjadi karena gerakan/perpindahan, yaitu gerakan/perpindahan Pekerja maupun Mesin yang tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah terhadap produk tersebut.
Contohnya peletakan komponen yang jauh dari jangkauan operator, sehingga memerlukan gerakan melangkah dari posisi kerjanya untuk mengambil komponen tersebut.
6. Waste of Waiting (Menunggu)
Saat Seseorang atau Mesin tidak melakukan pekerjaan, status tersebut disebut menunggu. Menunggu bisa dikarenakan proses yang tidak seimbang sehingga ada pekerja maupun mesin yang harus menunggu untuk melakukan pekerjaannya.
Menunggu karena adanya kerusakkan mesin, supply komponen atau bahan baku yang terlambat. Atau karena hilangnya alat kerja ataupun menunggu keputusan atau informasi tertentu.
7. Waste of Overprocessing (Proses yang berlebihan)
Tidak setiap proses bisa memberikan nilai tambah bagi produk yang diproduksi maupun customer. Proses yang tidak memberikan nilai tambah ini merupakan pemborosan atau proses yang berlebihan.
Contohnya : proses inspeksi yang berulang kali, proses persetujuan yang harus melewati banyak orang, proses pembersihan.
Kita tahu semua Customer menginginkan produk yang berkualitas, tetapi yang terpenting adalah bukan proses Inspeksi berulang kali yang diperlukan tetapi bagaimana menjamin Kualitas Produk pada saat pembuatannya.
Yang harus kita lakukan adalah Carikan Root Cause (akar penyebab) dari suatu permasalahan dan ambilkan tindakan (counter measure) yang sesuai dengan akar penyebab tersebut.
Tujuh Pemborosan atau seven Waste ini disingkat dalam bahasa Inggris menjadi “TIMWOOD” menjadi :
Transportation →Transportasi
Inventory →Inventori
Motion →Gerakan
Waiting →Menunggu
Overprocessing →Proses yang berlebihan
Overproduction →Produksi yang berlebiha
Defect →Kerusakan
Demikian pembahasan tentang 7 kategori waste beserta contohnya.
Dengan memahami macam-macam waste ini tantangan berikutnya adalah mengenali waste di lingkungan Anda dan selanjutnya menerapkan solusi untuk menghilangkan atau meminimalisir waste tersebut.
Barangkali bagi yang sudah terbiasa dengan keadaan yang dijalani saat ini (sebelum memiliki sistem) akan menganggap bahwa kondisi saat ini sudah cukup baik.
Kondisi yang bisa diatasi setiap permasalahan yang muncul. Kalaupun ada masalah bisa dipecahkan dengan duduk bersama. Dan yang lebih utama adalah tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembuatan sistem informasi (yang biasanya harganya mahal).
Demikian juga jika saat ini sudah ada sebuah sistem, tidak perlu ditingkatkan/dikembangkan karena yang sekarang saja tidak optimal.
Atau sulit digunakan dan hasilnya juga kurang dirasakan manfaatnya, apakah benar-benar bermanfaat atau sekedar menjalani ritual harian.
Pendapat seperti itu tidak ada salahnya, karena memang tidak sedikit sistem yang berjalan seperti itu.
Akan tetapi tidak ada salahnya untuk menyimak kisah berikut.
Ketiadaan sistem ataupun memiliki sistem tapi tidak bisa berjalan dengan optimal hampir tidak bisa dibedakan.
Keduanya sama-sama tidak efisien dan cenderung memboroskan waktu dan energi
Studi Kasus
Kami pernah terlibat dalam sebuah pengembangan sistem informasi, di sebuah industri, katakanlah pabrik xyz yang memiliki 4 departemen utama yang terlibat dalam proses produksinya (tentunya didukung oleh departemen yang lainnya).
Empat departemen tersebut katakanlah A, B, C dan D.
Departemen A menghasilkan produk (Departemen Produksi) dengan proses produksi yang cukup panjang. Hasil produksinya tersebut akan dicek kualitasnya oleh Departemen B.
Selanjutnya adalah Departemen B tugasnya adalah memberikan grade. Aktivitasnya adalah memisahkan mana yang memiliki grade sangat bagus, bagus, sedikit bagus, kurang bagus dan tidak bagus.
Berikutnya adalah Departemen C yang bertugas mengemas dengan memisahkan berdasarkan produk yang sejenis dan kualitas yang seragam.
Dan yang terakhir adalah Departemen D yang mengirim produk tersebut ke pelanggan.
Saat berjalannya proses produksi dan pemesanan oleh pelanggan, semua departemen dan orangnya bekerjasama bahu membahu untuk mencapai target.
Dalam dunia manufaktur/industri dan tentunya juga di semua jenis usaha, ada namanya istilah waste atau pemborosan. Maknanya adalah kegiatan yang menyerap atau memboroskan sumber daya.
Contoh dari waste ini seperti pengeluaran biaya ataupun waktu tambahan tetapi yang tidak menambahkan nilai apapun dalam kegiatan tersebut.
Menghilangkan waste ini merupakan tugas dari semua pihak sehingga efektifitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
Lebih jauh tentang waste simak di artikel berikut disini
Waste ini bisa dihilangkan dengan cara dari mulai yang sederhana sampai terkadang dibutuhkan metode kerja yang baru, bantuan teknologi ataupun kebijakan yang baru.
Dalam dunia industri, menghasilkan produk dengan kualitas yang jelek tidak akan bisa dihindari.
Dalam dunia akuntansi, produk dengan kualitas tidak bagus ini dikenal dengan produk cacat. Perlakuannya pun harus ditangani secara khusus sehingga tidak membuat kerugian semakin besar.
Masalahnya adalah jika produk tidak bagus (produk cacat) tersebut terkadang bercampur atau terselip secara tidak sengaja dan kemudian terikirim ke pelanggan yang mana sebenarnya dia memesan produk kualitas premium.
Hasil akhir akan muncul komplain atau claim dari pelanggan.
Salah satu tujuan utama bisnis adalah Memuaskan Pelanggan
Masalah semakin rumit jika produk berkualitas buruk tersebut masuk sebagai bahan baku dari produk premium sehingga menjadi tidak premium lagi.
Pelanggan akan rugi jika produk yang dihasilkannya memiliki cacat yang berasal dari bahan baku yang dibeli dan dipesan dari perusahaan xyz tersebut.
Kaitan dengan waste pada kasus di atas maka waste yang muncul adalah waste of defect (cacat/rusak), waste of transportation (karena barang yang jelek tersebut harus dikirim balik).
Selain itu juga waste of motion yaitu dari banyaknya perpindahan produk tersebut.
Dan yang terakhir adalah waste of inventory. Karena barang hasil dari kembalian pelanggan mesti disimpan dan dialokasikan di tempat yang cukup memakan area.
Masalah Sebenarnya
Sebelum diterapkannya sistem informasi, seringkali yang dijadikan kambing hitam adalah bagian pengepakan.
Manfaat yang paling besar dari adanya Sistem ini adalah karena (1) Produk yang dibuat jumlahnya mencapai puluhan dan (2) Produknya dikirim ke mancanegara.
Maka jika ada satu saja pelanggan yang komplain prosesnya akan menghabiskan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
Kenapa barang tidak bagus bisa dicampur dengan barang yang bagus. Yang akibatnya pelanggan mengajukan komplain dan klaim atas kerugian yang dideritanya.
Singkat kata, dengan sistem informasi ini akhirnya semua memahami bahwa penting untuk dibangun sebuah sistem informasi sehingga produk yang dikirim benar-benar lolos seleksi.
Selain lolos seleksi juga aman dikonsumsi bagi pelanggan dan nyaman bikin bisa tidur nyenyak bagi departemen pengepakan.
Karena mereka sebelumnya selalu menjadi obyek luapan emosi dan tentunya semua pihak bisa merasakan manfaat dari sistem ini.
Dan tentunya tidak ada lagi komplain dari pelanggan yang membutuhkan penanganan dan biaya yang tidak sedikit.
Masalah Terurai
Seiring dengan implementasi sistem ini akhirnya permasalahan satu persatu muncul dan mau tidak mau harus segera diatasi dan ditangani. Beberapa langkah penyelesaiannya adalah :
terkadang dibutuhkan SOP yang perlu disesuaikan atau dibuat baru,
munculnya kebijakan baru
sederet pekerjaan dan tahapan/prosedur baru yang fokusnya adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi.
Dengan diimplementasikannya Sistem Informasi juga maka semua proses perlu dievaluasi terkait dengan keberadaan sistem informasi dan efektifitas sebuah activity.
Seiring dengan berjalannya waktu maka maturity system dan kemanfaatan semakin terlihat. Tentunya pengembangan senantiasa dilakukan seiring dengan kemajuan teknologi, perubahan alur proses dan faktor eksternal dari pasar.
Demikian sekilas informasi seputar pentingnya sebuah sistem informasi. Tentunya diperlukan kehadiran orang yang memahasi sistem secara keseluruhan baik dari sisi terapan maupun teori, aspek biaya dan sumberdaya.
Kesimpulan
Jangan dibayangkan bahwa sistem itu identik dengan sebuah komputer beserta server yang lux dan dengan harga yang super mahal.Atau program aplikasi yang rumit nan mahal (kalau makin rumit tentunya makin mahal). Atau asumsi-asumsi yang seringkali disematkan yang ternyata belum tentu benar adanya.
Anda punya pengalaman lain? Atau perlu sebuah sistem informasi?
