Sepenting Apa Sistem Informasi
Sepenting apa sih sistem informasi?
Barangkali bagi yang sudah terbiasa dengan keadaan yang dijalani saat ini (sebelum memiliki sistem) akan menganggap bahwa kondisi saat ini sudah cukup baik.
Kondisi yang bisa diatasi setiap permasalahan yang muncul. Kalaupun ada masalah bisa dipecahkan dengan duduk bersama. Dan yang lebih utama adalah tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembuatan sistem informasi (yang biasanya harganya mahal).
Demikian juga jika saat ini sudah ada sebuah sistem, tidak perlu ditingkatkan/dikembangkan karena yang sekarang saja tidak optimal.
Atau sulit digunakan dan hasilnya juga kurang dirasakan manfaatnya, apakah benar-benar bermanfaat atau sekedar menjalani ritual harian.
Pendapat seperti itu tidak ada salahnya, karena memang tidak sedikit sistem yang berjalan seperti itu.
Akan tetapi tidak ada salahnya untuk menyimak kisah berikut.
Ketiadaan sistem ataupun memiliki sistem tapi tidak bisa berjalan dengan optimal hampir tidak bisa dibedakan.
Keduanya sama-sama tidak efisien dan cenderung memboroskan waktu dan energi
Studi Kasus
Kami pernah terlibat dalam sebuah pengembangan sistem informasi, di sebuah industri, katakanlah pabrik xyz yang memiliki 4 departemen utama yang terlibat dalam proses produksinya (tentunya didukung oleh departemen yang lainnya).
Empat departemen tersebut katakanlah A, B, C dan D.
Departemen A menghasilkan produk (Departemen Produksi) dengan proses produksi yang cukup panjang. Hasil produksinya tersebut akan dicek kualitasnya oleh Departemen B.
Selanjutnya adalah Departemen B tugasnya adalah memberikan grade. Aktivitasnya adalah memisahkan mana yang memiliki grade sangat bagus, bagus, sedikit bagus, kurang bagus dan tidak bagus.
Berikutnya adalah Departemen C yang bertugas mengemas dengan memisahkan berdasarkan produk yang sejenis dan kualitas yang seragam.
Dan yang terakhir adalah Departemen D yang mengirim produk tersebut ke pelanggan.
Saat berjalannya proses produksi dan pemesanan oleh pelanggan, semua departemen dan orangnya bekerjasama bahu membahu untuk mencapai target.
Dalam dunia manufaktur/industri dan tentunya juga di semua jenis usaha, ada namanya istilah waste atau pemborosan. Maknanya adalah kegiatan yang menyerap atau memboroskan sumber daya.
Contoh dari waste ini seperti pengeluaran biaya ataupun waktu tambahan tetapi yang tidak menambahkan nilai apapun dalam kegiatan tersebut.
Menghilangkan waste ini merupakan tugas dari semua pihak sehingga efektifitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
Lebih jauh tentang waste simak di artikel berikut disini
Waste ini bisa dihilangkan dengan cara dari mulai yang sederhana sampai terkadang dibutuhkan metode kerja yang baru, bantuan teknologi ataupun kebijakan yang baru.
Dalam dunia industri, menghasilkan produk dengan kualitas yang jelek tidak akan bisa dihindari.
Dalam dunia akuntansi, produk dengan kualitas tidak bagus ini dikenal dengan produk cacat. Perlakuannya pun harus ditangani secara khusus sehingga tidak membuat kerugian semakin besar.
Masalahnya adalah jika produk tidak bagus (produk cacat) tersebut terkadang bercampur atau terselip secara tidak sengaja dan kemudian terikirim ke pelanggan yang mana sebenarnya dia memesan produk kualitas premium.
Hasil akhir akan muncul komplain atau claim dari pelanggan.
Salah satu tujuan utama bisnis adalah Memuaskan Pelanggan
Masalah semakin rumit jika produk berkualitas buruk tersebut masuk sebagai bahan baku dari produk premium sehingga menjadi tidak premium lagi.
Pelanggan akan rugi jika produk yang dihasilkannya memiliki cacat yang berasal dari bahan baku yang dibeli dan dipesan dari perusahaan xyz tersebut.
Kaitan dengan waste pada kasus di atas maka waste yang muncul adalah waste of defect (cacat/rusak), waste of transportation (karena barang yang jelek tersebut harus dikirim balik).
Selain itu juga waste of motion yaitu dari banyaknya perpindahan produk tersebut.
Dan yang terakhir adalah waste of inventory. Karena barang hasil dari kembalian pelanggan mesti disimpan dan dialokasikan di tempat yang cukup memakan area.
Masalah Sebenarnya
Sebelum diterapkannya sistem informasi, seringkali yang dijadikan kambing hitam adalah bagian pengepakan.
Manfaat yang paling besar dari adanya Sistem ini adalah karena (1) Produk yang dibuat jumlahnya mencapai puluhan dan (2) Produknya dikirim ke mancanegara.
Maka jika ada satu saja pelanggan yang komplain prosesnya akan menghabiskan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
Kenapa barang tidak bagus bisa dicampur dengan barang yang bagus. Yang akibatnya pelanggan mengajukan komplain dan klaim atas kerugian yang dideritanya.
Singkat kata, dengan sistem informasi ini akhirnya semua memahami bahwa penting untuk dibangun sebuah sistem informasi sehingga produk yang dikirim benar-benar lolos seleksi.
Selain lolos seleksi juga aman dikonsumsi bagi pelanggan dan nyaman bikin bisa tidur nyenyak bagi departemen pengepakan.
Karena mereka sebelumnya selalu menjadi obyek luapan emosi dan tentunya semua pihak bisa merasakan manfaat dari sistem ini.
Dan tentunya tidak ada lagi komplain dari pelanggan yang membutuhkan penanganan dan biaya yang tidak sedikit.
Masalah Terurai
Seiring dengan implementasi sistem ini akhirnya permasalahan satu persatu muncul dan mau tidak mau harus segera diatasi dan ditangani. Beberapa langkah penyelesaiannya adalah :
- terkadang dibutuhkan SOP yang perlu disesuaikan atau dibuat baru,
- munculnya kebijakan baru
- sederet pekerjaan dan tahapan/prosedur baru yang fokusnya adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi.
Dengan diimplementasikannya Sistem Informasi juga maka semua proses perlu dievaluasi terkait dengan keberadaan sistem informasi dan efektifitas sebuah activity.
Seiring dengan berjalannya waktu maka maturity system dan kemanfaatan semakin terlihat. Tentunya pengembangan senantiasa dilakukan seiring dengan kemajuan teknologi, perubahan alur proses dan faktor eksternal dari pasar.
Demikian sekilas informasi seputar pentingnya sebuah sistem informasi. Tentunya diperlukan kehadiran orang yang memahasi sistem secara keseluruhan baik dari sisi terapan maupun teori, aspek biaya dan sumberdaya.
Kesimpulan
Jangan dibayangkan bahwa sistem itu identik dengan sebuah komputer beserta server yang lux dan dengan harga yang super mahal.Atau program aplikasi yang rumit nan mahal (kalau makin rumit tentunya makin mahal). Atau asumsi-asumsi yang seringkali disematkan yang ternyata belum tentu benar adanya.
Anda punya pengalaman lain? Atau perlu sebuah sistem informasi?